こんにちは。スタッフ八須です。
あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ9回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
その４ 印刷のムダをなくす「FinePrint」
その５ 簡単PDF作成「PrimoPDF」
その６ クラウドで自動バックアップ＆同期「Dropbox」
その７ 名刺・ラベル作成ソフト「ラベル屋さんHOME」
その８ 名刺スキャン・管理「名刺ファイリングOCR」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
メール配信ソフト「Mail Distributor」
です。
前回は、「名刺ファイリングOCR」を使い、いただいた名刺を
データ化しました。今回はそのデータを活用するソフトを
ご紹介します。
Mail Distributorは、メールの一斉配信ソフトです。
お知らせメールやメルマガを送るために使います。
Mail Distributorが普通のメールソフトと違うところは
送信先リストのデータから、名前などの差し込みが
できるところです。
たとえば鈴木さんに送るときには「鈴木さんこんにちは」と
入れることができますし、佐藤さんには「佐藤さんこんにちは」と
送ることが自動でできます。
あとは条件を指定して、たとえば男性にだけ送るとか
社長さんにだけ送るといったこともできます。
これらの機能は、メール配信ソフトとしては基本的な
もので、特に珍しいものではありません。
ところがこのソフト、なんと無料で使えます。
そんなに凝った機能は必要ないとか、メルマガを
初めてやってみるとかいう方には、これくらいの機能で
十分です。
まずは無料のMail Distributorで、情報発信を始めてみては
いかがでしょうか。
Mail Distributor
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明日は阪倉さんです。
こんにちは。スタッフ八須です。
あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ8回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
その４ 印刷のムダをなくす「FinePrint」
その５ 簡単PDF作成「PrimoPDF」
その６ クラウドで自動バックアップ＆同期「Dropbox」
その７ 名刺・ラベル作成ソフト「ラベル屋さんHOME」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
名刺スキャン・管理「名刺ファイリングOCR」
です。
前回は自分の名刺を作るためのソフトの紹介でしたが
今回はひとからいただいた名刺をスキャン・管理するためのソフトです。
ちょっと交流会やパーティーに出かけると、名刺ってすぐに
100枚や200枚になってしまいます。名刺ホルダーに入れて
管理するのもいいんですが、探すのが大変ですよね。
たとえば名前の50音順にしておいても、肝心の名前が
思い出せない時には結局全部見ていくしかありません。
そういうときに、デジタルデータにしておくと、会社名や
役職など、色々な項目で検索できるので便利です。
ただ、全部を手で入力するのは、どれほどタイピングが
早い人でもとても時間がかかります。
そこで「名刺ファイリングOCR」を使えば、普段使っている
スキャナで名刺を読み取り、自動で氏名や会社名などを
デジタルデータ化してくれます。手入力に比べたら
ものすごく簡単です！
ただし、読み取り精度は100%ではありません。
こればかりは仕方がないですね。一通りは
自分の目で確認する必要がありますが、それでも
だいぶ手間は減ります。
名刺をデジタルデータ化しておくと、たとえばお知らせを
一斉メール配信したり、年賀状の住所を印刷したりと
一括して処理ができるのでとても役に立ちます。
名刺データは、大きな会社だと秘書さんが入力していたりしますが
小さな会社や個人では、わざわざそこに人手を
かけられませんから、コンピュータの手を借りて簡単に
済ませるのが一番です。
ちなみに、「ScanSnap」というスキャナをご存じの方も多いのではないでしょうか？
このスキャナを使うと、より一層名刺のスキャンが簡単になります。
結構売れてるらしいですよ。
名刺管理の手間を減らしたいなら、ぜひ使ってみてください。
名刺ファイリングOCR
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あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ7回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
その４ 印刷のムダをなくす「FinePrint」
その５ 簡単PDF作成「PrimoPDF」
その６ クラウドで自動バックアップ＆同期「Dropbox」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
名刺・ラベル作成ソフト「ラベル屋さんHOME」
です。
勉強会や交流会に出ていると、名刺交換をする機会も多いと思います。
会社の名刺を使っている人が多いと思いますが、実際に
メールをやりとりするのは個人のメールアドレスで、ということってありますよね。
そうすると個人用の名刺を作ることになるのですが、名刺って
結構費用がかかります。とてもシンプルなデザインでも
100枚で2,000円くらいは普通にしますし、ひにちもかかります。
そこでラベル屋さんHOMEを使えば、自分で名刺をデザインでき
自宅のプリンタで印刷できます（印刷用の紙は買う必要があります）。
デザインテンプレートも豊富に揃っていますので、それに名前や
メールアドレスを入れるだけと、簡単に作れますし、足りなくなったら
すぐに印刷できるので、名刺を切らすことも少なくなります。
自分の名刺はラベル屋さんHOMEで自作しましたが、厚めの紙を
使っているのもあって、名刺屋さんで作ったものとも遜色ありません。
内容をいつでも変えられるのもいいところですね。
ラベル屋さんHOMEは名刺だけでなく、カードや、宛名などのラベルも
作れます。自分で事業を始めると請求書の送付などで結構
郵便を使うのですが、宛名をいちいち書いていると時間もかかるし
書き損じたりもするので、宛名ラベルを作って貼る方が便利です。
このソフト自体はフリーで、専用の紙を買ってもらうことで
利益を上げているという、ビジネスモデルも参考になりますね。
ぜひ一度使ってみてください。
ラベル屋さんHOME
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こんにちは。スタッフ八須です。
あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ6回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
その４ 印刷のムダをなくす「FinePrint」
その５ 簡単PDF作成「PrimoPDF」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
クラウドで自動バックアップ＆同期「Dropbox」
です。
パソコンが壊れて、保存していたデータが消えてしまったことはありませんか？
複数のパソコンを使っていて、データの同期が面倒だと思ったことはありませんか？
外出先で、置いてきたパソコンの中のファイルを見たくなったことはありませんか？
Dropboxを使えば、全部いっぺんに解決できます。
Dropboxをインストールし、バックアップするフォルダを指定すると、
そのフォルダの中身がインターネット上のスペース（いわゆるクラウド）に
バックアップされます。
ファイルを更新したり追加したりすると、自動的に新しいファイルが
バックアップされていきます。
別のパソコンと同期したいときには、同期先のパソコンにもDropboxを
インストールし、同じアカウントでログインするだけです。
全部自動で同期され、どちらのパソコンで更新しても、常に最新の
ファイルが同期されていきます。しかも更新履歴が残り、以前の
状態に戻すことも可能です。
もしiPhoneやAndroid端末を使っていれば、アプリを使って外出先でも
ファイルを確認することができます。パソコンを持って出なかったけれど
急遽必要になったときに助かりますね。
他にも、別のDropboxユーザーとフォルダを共有する機能や
写真を公開する機能など色々あるのですが
「バックアップ」「同期」だけで便利すぎるのでとりあえず使ってみてください。
ちなみに保存容量は無料で2GB、月9.9ドルで50GB。
無料でも十分な容量ですね。
サービス自体は英語なので、日本語の解説記事をリンクしておきます。
Dropbox徹底解剖 （Web担当者フォーラム記事）
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あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ5回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
その４ 印刷のムダをなくす「FinePrint」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
簡単PDF作成「PrimoPDF」
です。
前回は紙に印刷する時に役立つソフトの紹介でしたが
今回はペーパーレスの立役者、PDF用のツールです。
本来、PDFを作成・編集するには、Adobe社のAcrobatなどの
結構高価なソフトが必要です。
（AcrobatはPhotoshopなどとセットになっていたりします）
でも、PrimoPDFを使えば、無料で簡単にPDFが作れます。
どういう仕組みかというと、まずWordやエクセルなどで
文書を作成します。そして、プリンターとしてPrimoPDFを
選択して印刷すると、PDFファイルができあがります。
前回のFinePrintと同じ、擬似プリンターとして動作するソフトなんですね。
つまり、印刷できるものならなんでもPDFにすることができます。
Webページもできますし、写真も、パワーポイントもできます。
さらに便利に使うには、FinePrintと組み合わせるといいです。
実際にPDF化する前に作成後のイメージが確認できますし
1ページに2ページ分の内容を入れることも簡単にできます。
やり方としては、まず元の文書の印刷先としてFinePrintを
選び、FinePrintからの印刷先としてPrimoPDFを選ぶ、という順番です。
編集してほしくない文書をメールで送る場合など、PDFに
して送るのがとても便利です。ぜひ一度試してみてください。
このソフトは無料で使えますしね。
PrimoPDF
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あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ4回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
その３ 「AVG Anti-Virus Free Edition」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
印刷のムダをなくす「FinePrint」
です。
もはや「省エネ」や「エコ」を意識することは当然のことになってきました。
みなさんの会社でも、印刷のムダを省くために裏紙を使ったり
カラー印刷を制限したり、ということはやってらっしゃるかもしれません。
FinePrintは、印刷のムダをなくすのに最適なツールです。
まず、実際の印刷前にどのようにプリントされるのか確認できるので
不要なページを削ることができます。
たとえばWebサイトを印刷する時など、再下段の著作権表示だけが
印刷された紙なんて、ムダ以外の何物でもないですよね。
さらに便利でエコなのが、1枚に2ページ分、4ページ分と
複数ページの内容を印刷できること。
大抵はプリンタの設定でできますが、いちいち設定を変えるのは
面倒ですし、元に戻すのを忘れて間違って印刷してしまうと
それもまたムダになってしまいます。
FinePrintなら1枚に印刷するページ数を変更するのがとても簡単。
どんな風に印刷されるのかもすぐに確認できるので
ミスを減らすこともできます。
さらにさらに、印刷の余白を調節できる機能も便利です。
元の文書の余白サイズに関係なく、紙をめいっぱい使って
印刷したりできます。細かい図やグラフがある文書では
とても便利です。
使い方もいたって簡単、このソフトは仮想的なプリンタとして
動作するので、文書を印刷する元のソフト（Wordなど）から
FinePrintをプリンタとして指定して印刷すればいいだけです。
基本的に、インストールすれば通常使用するプリンタとして
勝手に設定されるので、普通に印刷すればいいだけですね。
紙という資源を最大限活用して生産性を上げたい方は
ぜひ使ってみてください。試用版もあります。
FinePrint
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明日は阪倉さんです。
こんにちは。スタッフ八須です。
あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ3回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
その２ 複数行grep＆置換「Devas」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
無料で使えるアンチウイルスソフト「AVG Anti-Virus Free Edition」
です。
生産性とはあまり関係ないと思うかもしれませんが、もしもウイルスに
感染してパソコンが使えなくなったり、データが消えてしまったりしたら
取り返しがつきません。
そんなことのないように、アンチウイルスソフトはきちんとインストールし
かつ、ウイルスパターンファイルもちゃんと更新しておきましょう。
ありがちなのが、アンチウイルスソフトは入っているけれども
パターンファイル更新サービスにお金を払わず、パターンが
古くなってしまっている場合。これでは新しく出てきたウイルスに
対応できず、結局感染してしまいます。
AVG Anti-Virus Free Editionなら、インストールも更新も無料。
しかもウイルス検知率では、お金を取って販売されているものに劣りません。
さらに、機能を絞っているので動作も軽快です。
なぜそんなものが無料で提供されているのかというと、
上位版の宣伝のためなんですね。上位版ではファイアウォールや
危険なWebサイトのブロックなどの機能がついています。
そういうものは別にいらない、という人にはフリー版で十分です。
ただし、こちらは個人向けで、ビジネスユースでは使用できませんのでご注意を。
AVG Anti-Virus Free Edition
先日のアドバンス勉強会では色々なアイデアをいただきました。
今後こちらでもご紹介していきますね！
勉強会のご参加には、RBCへの会員登録を。
明日は阪倉さんです。
こんにちは。スタッフ八須です。
あなたの生産性を10倍にするツール、シリーズ2回目です。
◆過去の記事
その１ クリップボード履歴「CLCL」
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
複数行での検索・置換を、複数のファイルに対して一度に行える「Devas」
です。
検索・置換はどんなエディタ・ワープロソフトにもついていると思いますが
複数の行に渡っての検索・置換はできない場合が多いです。
しかも、複数のファイルに対して置換する作業なんて、考えただけで面倒ですね。
面倒なことをわざわざ書くと
１．ファイルAを開く
２．ファイルAの該当部分（複数行の内の１行目）を検索
３．該当部分（複数行）を選択しなおし、置換
４．ファイルAを閉じる
５．ファイルBを開く
６．ファイルBの該当部分（複数行の内の１行目）を検索
７．該当部分（複数行）を選択しなおし、置換
８．ファイルBを閉じる
９．ファイルCを開く
10．ファイルCの該当部分（複数行の内の１行目）を検索
11．該当部分（複数行）を選択しなおし、置換
12．ファイルCを閉じる
・
・
・
10ファイルあったら10回、100ファイルあったら100回繰り返すと…。
もうパソコンを窓から投げ捨てたくなります。
そんな時Devasを使えば、
１．Devasを開く
２．検索対象のファイルがあるフォルダを選択
３．該当部分（複数行）を検索
４．一気に置換
５．Devasを閉じて終わり
実に簡単。
複数行・複数ファイルの置換をすることがある方は、ぜひ使ってみてください。
テキスト検索・置換ソフト Devas
来週土曜のアドバンスはこういうネタが盛り沢山！
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明日は阪倉さんです。
こんばんは。スタッフ八須です。
このブログでシリーズ物を書いているスタッフが何名か
いますが、自分も今回から便乗します(笑)
それではパソコンオタク歴13年の八須が使っている
作業効率を劇的に上げる便利なツールをご紹介します。
今日のツールは・・・
クリップボード履歴を取る「CLCL」
です。
クリップボードというのは、コピー＆ペーストや
カット＆ペーストをするとき、そのコピー・カットしたものが
一時的に保存されるところです。
普通このクリップボードは、「1件」しか保存できません。
「ああああ」をコピーして、次に「いいいい」をコピーすると
「いいいい」しか残らないということですね。
たとえば文章の編集をしていて、文の入れ替えをひんぱんにする場合
コピーしたものをどこか別のところにいったん貼り付けて保存し
また使う時にコピーしなければなりません。
そういうのを繰り返してるとだんだんイライラしてきますよね・・・。
でも「CLCL」を使うと、コピー・カットしたものを100件以上も
保存できるため、無駄な作業が減って素早く仕事ができます。
覚えられないパスワードをコピーしておいて何度でも
使えるなど、すごく便利で手放せませんよ！
だまされたと思って使ってみてください(笑)
「ショートカットキー」を覚えるとさらに便利ですよ。
クリップボード履歴「CLCL」
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明日は阪倉さんです。
こんにちは。スタッフ八須です。
今日は、仕事を任せることの効用についてです。
自分はRBCとは別に、結構厳しい読書会をやっているのですが
そのお題にした経済学の本に、貿易における「比較優位」について書いてありました。
たとえば鉄を作るとすると、
同じコストでアメリカは100万円分、イギリスは80万円分作れるとします。
また、パソコンをつくるとすると、
同じコストでアメリカは120万円分、イギリスは60万円分作れるとします。
完全自由貿易の時、それぞれの国は何をどのくらいずつ生産するのが
最も生産量を多くできる＝多くの利益を得られるでしょうか？
パターン1…生産力をそれぞれ半分に分ける
→アメリカ：鉄100＋PC120＝220
→イギリス：鉄80＋PC60＝140
合計360
パターン2…生産力を自国が得意なものに集中する
→アメリカ：鉄0＋PC240＝240
→イギリス：鉄160＋PC0＝160
合計400
というわけで、自国の得意なものに集中した方が、合計した生産量も多くなります。
アメリカにとっては両方とも自国で生産した方が効率はいいけれども
それでも得意なもの（＝比較優位のあるもの）に集中した方がいいわけです。
これはもちろんイギリスにとってもそうなります。
ということを日常の現場に置き換えると、
たとえば後輩がやるより自分がやった方がどんな仕事も効率良くできると
いう場合でも、自分が得意なものに集中し、後輩には後輩の中で得意なものに
集中させた方が、合計では生産量を増やせるということです。
仕事ができる人ほど周りに任せられない、ということはありがちですが
もしあなたがそうだったら、この考え方を参考にしてみてはいかがでしょうか。
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明日は阪倉さんです。