こんにちは、こさかです。
突然ですが、
今回から、3回に分けて資料作成のお話をお送りします。
まずは第1回。
「資料作成の流れ」がテーマです。
提案書などの資料を作る時、
皆さんはどのような流れで進めますか？
以前私は、提案書作成の経験が浅かった時、
おもむろにパワーポイントを立ち上げ、
１ページずつ、スライドを完成させようと躍起になっていました。
すると、
タイトルの規則性はなく、
配色はぐちゃぐちゃ、
要点を伝えるポイントが目立たず、変な所に目がいく、
要するに「何が言いたいのか分からない資料」が出来上がるのです。
当時、上司に見せるのが怖くて、
お蔵入りにした資料がいくつあったことか…
思い出すと、頭を抱えて悶えそうになります。
そんな情けない経験をした私も、
周りに教えを受けつつ、
自己学習も交え、提案書作成の「いろは」を学び、
だいぶマシなものが出来上がるようになりました。
私がおすすめする提案書作成の流れは、
こんな感じです。
①裏紙に下書きをする
②下書きを見返し修正して、内容を固めていく
③パワーポイントを立ち上げ、全ページにタイトルを振る
④１ページ目から順番に編集
・ページ内の中見出し、小見出しをはじめに書いておく
・写真や図形を挿入する箇所に、
四角形などの図形を仮で配置し、
「パソコンの写真」「人物型図形」などの補足を付けておく
→これにより、ページ全体の構成をかためておく
⑤補足説明等のこまかいテキストを入れる
⑥四角形を仮で配置していた箇所に、写真や図形を入れる
⑥太字にする箇所、赤字（=強調色）にする箇所を決め、編集する
特に重要だと思っているのは、①と②。
はっきり申し上げると、
③から⑥は、ただの作業です。
決められた構成に従い、テキストや写真、図形などを用いて、
スライドを作っていくだけの作業。
提案書の中で何を伝えるか、
また伝える上でのページの構成を、
作業の最中に考えようとすると、
時間がかかる上に精度が低くなりがちです。
裏紙に下書きをするメリットは、
すぐにやり直しがきくこと、
電車の移動時間など「スキマ時間」を活用できること、
パワーポイントでの作業に比べ、
手書きの作業のほうが短時間で済むことにより、
全体像を捉えやすくなることです。
また、下書きの段階で各ページのタイトルを考えることにより、
「本当にこの順番が適切なのか」を、
下書きの段階から検討することができます。
（補足しておくと、ワード2,3枚程度の資料なら、
下書き不要の場合があります）
スライドを作った時点で検討し、
そこから修正をするとなると、
大規模な工事が必要です。大変億劫。
ここで、下書きなんて意味があるのか？
と思う方。
一理あります。
だがしかし、慣れてくると、
下書きに書き込む内容はどんどん減っていきます。
中見出し、小見出しを考えた後は、
「ここに画像」「ここにテキスト」といった、
メモ程度の書き込みしかしません。
資料の構成、載せる内容が事前に決まっていれば、
下書きに要する時間は大幅に短縮されます。
具体例として、私が書いたメモを載せようと思ったのですが、
見つからず…笑
次回のブログで載せてみようかな、
と思います。
騙されたと思って、
一度試してみてください！
ノートの端でも、手帳の１ページでも、
チラシの裏でもできるので、オススメですよ。
今回は以上です。
残り2回では、
・余白と揃えのお話
・太字フォントと「ジャンプ率」のお話
をお送りする予定です。
資料作成は、
ある程度のルールさえ覚えれば、誰でもできるようになります。
残り2回でも、最低限のルールを紹介していきますから、
是非この機会に覚えてくださいね。
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