こんばんわ、吉村です。
この頃、職場でパラレルに進行する業務タスクを
振り与えられるようになりました。
今までは時間軸で進行するシングル・タスクが多かったのですが、
うちの会社はマトリクス組織なため、これからは色んな部署と
コミュニケーションを取り、横断的に仕事をしなければいけません。
そんな時に役に立つのが「DID DO リスト」です。
(先輩から教わりました・・・内緒ですよ?w)
え?「To Doリスト」じゃないかって?
いえいえ、これが違うんです!
何が違うって?
まず、「TO DO リスト」は
当日もしくは一週間の大まかな予定をタスクに振分け、
ビジュアル化により、どの業務を優先的に着手するかなどの
意思決定に用いられるツールです。
たとえば「?部署のAさんに?について連絡」や
「?に向けてのプレゼン資料作成」などをリスト化し、
これにより、今現在どのぐらいのワーク・ボリュームがあり、
何を先にやるかを決定することが出来ますね。
しかぁし!!ここに大きな落とし穴があります!!
さてなんでしょう?
実はTODOリストの挙げられている予定はあくまで予定であり、
その予定を実行した後の結果・・・
つまりDOした後のフィードバックがありません!!
先ほど例に挙げた
「?部署のAさんに?について連絡」について
         ↓
連絡した後、次はどのようなアクションを取るのか?
(Bさんに連絡?お客様と打ち合わせ?レビュー会議?・・・etc)
「?に向けてのプレゼン資料作成」について
         ↓
(進捗状況は?どのようなイシューが発生しているのか?自分で解決できるのか?・・・・etc)
などの情報が含まれていません。
これらの問題を解決するのが、「DID DO リスト」です。
つまり、実際やったことのリストです。
実際にやった事をリスト化することにより、
自分が抱えているタスクの進捗状況を確認することが出来、
次に何をDOしなければいけないのかもわかるわけです。
なにより、今日一日に達成したことを視覚化できるので、
充実感も味わえます☆
そして、達成したことが思ったより多かったか少なかったか
を一日の最後に知ることにより、
自分の仕事見積もり能力を養うことも出来ます。
(一種の仮説思考ですね)
一番BESTな方法は
TO DOリスト(予定)⇒DID DO リスト(反省)
⇒TO DOリスト(戦略・予定)⇒DID DO リスト・・・・
とPDCAサイクルではないですが、
自分のワークロードをコントロールすることが出来ます。
そして、パラレルで仕事をしている時にも、
このツールは大いにに力を発揮すると思います!
仕事終えた後、早く家についてリフレッシュする気持ちを
ほんの少し我慢して、試してみてはいかがでしょうか?
思わぬ生産性の向上が図れるかもしれません♪
(私自身が今実験中ですw)
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次は野村さんです!お楽しみ!